10 praktische Tipps für eine erfolgreiche interne Kommunikation

Geschätzte Lesedauer: 7 Minuten

Eine gut funktionierende Kommunikation innerhalb des Betriebs ist das A und O für eine einwandfreie Zusammenarbeit. Sie ist ein entscheidender Erfolgsfaktor und wirkt sich auf zahlreiche Bereiche in deinem Unternehmen aus. Funktioniert sie nicht, hat das meist fatale Folgen – das Miteinander, das Betriebsklima oder die Motivation können darunter leiden. Vor allem mangelnde oder fehlende Kommunikation führt schnell zu Missverständnissen und Konflikten. Ist die Kommunikation untereinander hingegen gut, werden Effektivität sowie Produktivität gesteigert – sie verbindet und schafft Raum für neue, innovative Ideen. Doch ist der persönliche Austausch in den meisten Handwerksbetrieben gar nicht so einfach. Häufig sind deine Mitarbeiter und du unterwegs – von Baustelle zu Baustelle. Alle an einen Tisch zu bekommen oder persönlich anzutreffen, scheint nahezu unmöglich. Doch nicht immer ist ein Austausch von Angesicht zu Angesicht erforderlich – oft sind auch schon kurze Nachrichten zielführend.

Hast du also eine Botschaft, dann gibt es viele verschiedene Wege, diese zu kommunizieren – offline oder online. Vor allem ermöglicht die fortschreitende Digitalisierung immer mehr Möglichkeiten. Untenstehende Tipps helfen dir dabei, Informationen und Nachrichten im Handumdrehen zu vermitteln. Du wirst merken – gut gelingende Kommunikation ist nicht immer mit viel Aufwand und Budget verbunden.

1. Traditioneller Brief
Mitarbeiter fühlen sich wohl, wenn sie merken, dass sie und ihre geleistete Arbeit geschätzt werden. Ein gutes Wort zeigt ihnen, dass sie von dir wahrgenommen werden und du ihren Beitrag zum gemeinsamen Erfolg anerkennst. Jedoch auch für konstruktive Kritik kannst du den folgenden Weg wählen: Schreib einen Brief an alle deine Mitarbeiter. Dieser sollte authentisch sein – dennoch solltest du deine Worte mit Bedacht wählen. Einzelne Teile des Teams positiv hervorzuheben, ist möglich – eventuelle Kritik solltest du nie personengebunden, sondern sehr sachorientiert äußern. Da Briefe im digitalen Zeitalter immer seltener sind, haben sie bei vielen einen hohen Stellenwert. Die Auseinandersetzung mit dem Empfänger ist über dieses Medium besonders spürbar – die Ansprache ist direkter und der Absender hat sich Zeit genommen. Das zeugt von besonderer Wertschätzung und Anerkennung. Du wirst merken – ein persönlicher Brief verfehlt seine Wirkung nicht und wird dir hoch angerechnet. Wichtig ist dabei das Timing: Am besten verschickst du den Brief so, dass er am Samstag ankommt. Das bezieht die Familienmitglieder deiner Mitarbeiter ein – und lässt sie am Lob teilhaben. Auch wird so die Anerkennung und Akzeptanz des Jobs im privaten Umfeld gestärkt.

Schreibe einen persönlichen Brief

2. Überraschungsmoment auf der Gehaltsabrechnung
Jeden Monat aufs Neue sendest du die Gehaltsabrechnungen an deine Mitarbeiter raus – Post, die ohnehin schon verschickt wird. Auch hier kannst du eine kurze Botschaft hinterlassen und das ohne großen Aufwand. Ein persönlicher Gruß oder eine Danksagung lassen sich problemlos unterbringen. Meist reichen schon ein paar Worte aus, um etwas zu bewirken. So schaffst du einen Überraschungsmoment, mit dem niemand rechnet.

Platziere eine Nachricht auf der Gehaltsabrechnung

3. Türhänger für (Montage-)Fahrzeuge
Gibt es besondere Sicherheitsvorkehrungen oder neue Vorschriften, die bei der Arbeit berücksichtigt werden müssen – dann solltest du diese umgehend und gezielt an die betreffenden Mitarbeiter weitergeben. Mit kurzen Texten und Grafiken lassen sich solche Informationen verständlich erklären. Lange Ausführungen sind häufig nicht notwendig und können kompakt zusammengefasst werden. Platz für Botschaften dieser Art bieten beispielsweise Türhänger, die bislang überwiegend im Hotelbereich Anwendung finden. Doch sie lassen sich nicht nur an Türen von Räumen anbringen, sondern auch ganz unproblematisch an das Lenkrad der Montagefahrzeuge. Die Informationen sind direkt präsent und werden bewusst wahrgenommen. Auch später sind sie noch jeder Zeit griffbereit und können in Erinnerung gerufen werden.

Platziere Türanhänger mit Botschaften an den Montagefahrzeugen

4. Aufmerksamkeiten zu besonderen Anlässen
Wer freut sich nicht über eine kleine Aufmerksamkeit? So eignet sich beispielsweise die Weihnachtszeit, um deine Mitarbeiter mit einem Nikolaus aus Schokolade zu überraschen; Ostern kann es ein buntes Ei sein – und im Sommer vielleicht ein Handtuch und Sonnencreme im eigenen Design. Vor Schichtbeginn kannst du diese ganz einfach am jeweiligen Arbeitsplatz platzieren. Bei dieser Geste sind keine Worte notwendig. Selbiger Überraschungseffekt gelingt dir mit einer von Hand geschriebenen Geburtstagskarte. Denn nur wenige nehmen sich heute noch Zeit, um ein paar nette und persönliche Zeilen zu verfassen.

Bereite deinen Mitarbeitern mit kleinen Aufmerksamkeiten eine Freude

5. Kurznotizen schreiben
Mit ihrer farbenfrohen Erscheinung fallen sie direkt ins Auge: Die kleinen, bunten Klebezettel sind aus dem Büroalltag kaum noch wegzudenken und sind mehr als nur Erinnerungshilfen. Kurze Informationen oder ein netter Gruß an die Kollegen lassen sich dort einfach platzieren. Ob am Schreibtisch oder im Montagefahrzeug – sie können überall eingesetzt werden. Auch hier gilt: Von Hand geschriebene Nachrichten sorgen für eine persönliche Note.

Nutze Klebezettel für kurze Informationen oder einen netten Gruß

6. Intranet, App und Co.
Je größer dein Betrieb ist, desto schwieriger ist der Informationsaustausch mit allen Beteiligten. Hierbei kannst du dir die Technik zur Hilfe nehmen und den Arbeitsplatz digitaler gestalten. Bereits ab einer Betriebsgröße von 15 Mitarbeitern kann sich das Einrichten eines Intranets oder einer App auszahlen. Denn sobald die Mitarbeiter nicht mehr in einem Raum arbeiten oder häufig auf Baustellen unterwegs sind, können diese Anwendungen eine bedeutende Unterstützung im Arbeitsalltag bieten. So lassen sich beispielsweise Schichtpläne, News oder Chatfunktionen in einer App integrieren und erleichtern so die Kommunikation untereinander. Zudem sind die Informationen von überall aus abrufbar.

Intranet, App & Co - Nutze die Technik

7. Update per Newsletter oder Unternehmenszeitung
Eine weitere Möglichkeit, um deinen Mitarbeitern ein Update zu geben, bietet ein interner Newsletter. Mit diesem erreichst du alle Abteilungen und schaffst eine flächendeckende sowie zeitgleiche Ansprache. Deine Mitarbeiter kannst du so regelmäßig spürbar einbeziehen und mit Informationen versorgen. Neuigkeiten aus dem Betrieb und auch persönliche sowie unterhaltsame Inhalte finden hier Platz – beispielsweise Bilder von der letzten Baustelle, Personalmeldungen oder bevorstehende Termine. Der Newsletter lässt sich auch in gedruckter Form als Unternehmenszeitung realisieren – dies ist jedoch erst ab einer höheren Mitarbeiteranzahl sinnvoll. Wichtige Ereignisse lassen sich hier ein bis zwei Mal jährlich zusammenfassen. Mit einem Rückblick wird darüber hinaus verdeutlicht, was gemeinsam in der Vergangenheit geleistet wurde. Beziehe deine Mitarbeiter bei der Gestaltung des Newsletters und der Unternehmenszeitung ein – denn auch so zeigst du, dass dir ihre Meinung und Ideen wichtig sind.

Gebe ein regelmäßiges Update via Newsletter oder Unternehmenszeitung

8. Persönliches Gespräch via Videochat
Die effektivste und effizienteste Möglichkeit, um Informationen zu übermitteln ist ein Gespräch von Angesicht zu Angesicht. Denn hierbei lässt sich über die Körpersprache, die Reaktion und Gemütslage des Gesprächspartners besser deuten. Auch wenn sich beide Personen nicht am selben Ort befinden, muss die Entfernung kein Hindernis darstellen. Solch ein Austausch kann auch via Videochat – auch auf dem Smartphone – stattfinden. So kannst du deinen Mitarbeitern in regelmäßigen Abständen ein Gespräch anbieten und für eine bessere Zusammenarbeit sorgen. Nimm dir Zeit und höre ihnen zu – denn auch so zeigst du ihnen, wie sehr du sie wertschätzt. So erhältst du Informationen, was sie im Arbeitsalltag bewegt und kannst entsprechend reagieren. Frage nach: Welche Abläufe sind verbesserungswürdig? Welche Geräte sind in die Jahre gekommen und müssen auf der Baustelle ausgetauscht werden? Wer fragt, gewinnt! Denn nur so kannst du einen angenehmen Arbeitsplatz schaffen und deine Mitarbeiter binden. Gute Arbeitsbedingungen und ein angenehmes Betriebsklima sorgen für Zufriedenheit und Wertschätzung. Faktoren, die beim heutigen Fachkräftemangel nicht unwesentlich sind.

Nutze Videochats für persönliche Gespräche

9. Botschaft im Video kommunizieren
Möchtest du deine Botschaft über einen längeren Zeitraum oder an mehrere Personen kommunizieren, dann kannst du auf Videoaufnahmen zurückgreifen. Letztere eignen sich auch als alltägliches Kommunikationsmedium in deinem Betrieb – denn die Ansprache ist auch hier direkt und persönlich. Stimmen, Bewegungen und Emotionen kommen ähnlich wie bei einem persönlichen Gespräch zum Ausdruck und Informationen lassen sich kompakt bündeln. Videoformate erleichtern zudem die Aufnahme der Botschaft, denn visuelle und auditive Reize werden besser verarbeitet, als beim reinen Lesen oder Hören. Neben der Mitarbeiteransprache eignen sich Videos zum Wissensaufbau und für Schulungszwecke. Wichtig ist hierbei, dass du diese auf einer zentralen Plattform zur Verfügung stellst, sodass sie jeder Zeit abgerufen werden können. Aber auch für die Kommunikation nach außen und die Positionierung im Web eignet sich das Medium besonders gut. Die Ansprache von Kunden sowie Partnern kannst du gezielter gestalten und gibst dir und deinem Unternehmen eine Stimme. Außerdem gestaltet sich die Umsetzung eines Videos so einfach wie nie zuvor – meist reicht schon ein Smartphone mit entsprechender Funktion aus.

Nehme Videos auf und stelle diese auf zentralen Plattformen zur Verfügung

10. Social-Media-Plattformen nutzen
Die sozialen Medien sind im Bereich der Kommunikation heutzutage kaum noch wegzudenken. Auch hier lassen sich deine erstellten Videos platzieren. Nutze daher bereits vorhandene Kanäle auf Plattformen wie Facebook, Instagram und Co., um deinen Mitarbeitern ein Lob auszusprechen und ihren besonderen Einsatz hervorheben. Zeige hier nicht nur deinen Kunden, dass du sie wertschätzt – lasse es auch dein Team wissen. Das macht zudem einen positiven Eindruck auf potentielle und künftige Arbeitnehmer für deinen Betrieb.

Nutze für die Kommunikation Social-Media Plattformen

Wie du siehst, gibt es viele verschiedene Möglichkeiten, um deine Mitarbeiter zu erreichen. Es muss nicht immer ein klassisches Telefonat oder eine E-Mail sein. Hier darfst du gerne kreativ werden und dir neue Wege überlegen – du wirst sehen, deine Mitarbeiter werden positiv überrascht sein. Wichtig ist, dass du alle deine Mitarbeiter bei der Kommunikation mit einbeziehst. Denn nur so schaffst du ein Wir-Gefühl!

Und welche Tipps haben dir am besten gefallen? Alle lassen sich im Handumdrehen umsetzen – probiere es gleich aus.

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